Maintien de salaire et subrogation

Lorsque le salarié est en arrêt de travail pour raison maladie, accident du travail, maternité ou paternité, son contrat de travail est suspendu.  En théorie, l’employeur est donc dégagé de l’obligation de lui verser une rémunération durant cette période de suspension. Malgré ce fait, le code du travail ou les conventions collectives imposent la plupart du temps et sous certaines conditions que la rémunération du salarié soit complétée par des indemnités ou encore que le salaire soit maintenu durant la période de suspension.

de détail...
Sachant que l’entreprise peut décider de pratiquer la subrogation, la détermination de la part de salaire à maintenir lorsqu’il y a maintien, devient alors un véritable casse-tête sans logiciel.

Le présent document se propose, après avoir posé le cadre et les définitions liées à notre problème, de déterminer les obligations de l’employeur lié au maintien de salaire et à la pratique de la subrogation afin d’aborder sereinement la structure du bulletin de paie au moyen d’exemples.

Note : cet article n’a pas la prétention de répondre à tous les cas de figure mais a pour but de dresser uniquement les grandes lignes du maintien de salaire et de la subrogation illustrées par des exemples.

1 – Définitions et obligations de l’employeur

  •  Appliquer le maintien de salaire ou verser des indemnités complémentaires ?

Comme nous l’avons précisé dans notre introduction, la suspension du contrat de travail pour des raisons médicales (maladie, maternité, accident du travail…) imposent certaines obligations. Celles-ci sont déterminées en fonction de l’application ou non de règles conventionnelles par l’employeur. En effet 2 cas de figures peuvent se présenter.

– si l’employeur ne dépend pas d’une convention collective, il doit appliquer le cadre légale qui prévoit le versement d’indemnités complémentaires.

– si l’employeur applique ou est adhérent d’une convention collective, et que celle-ci précise l’application de règles de maintien de salaire, il devra appliquer les dites règles de maintien.

Voici le détail pour chacun de ces 2 cas.

  • L’employeur applique le cadre légal

En l’absence de préconisations conventionnelles, le code du travail définit le versement d’indemnités complémentaires selon les conditions suivantes qui sont un minimum :

Le Code du travail prévoit le versement d’un maintien de salaire brut par l’employeur pour les salariés qui :

– ont justifié leur arrêt de travail, par l’envoi dans les 48 h d’un certificat médical ;
– ont une ancienneté d’1 an dans l’entreprise au premier jour de l’arrêt ;
– sont pris en charge par la Sécurité sociale ;
– sont soignés en France ou dans un autre État membre de la Communauté européenne ou partie à l’accord sur l’Espace économique européen ;
– se sont soumis, le cas échéant, à la contre-visite médicale.

Le montant de l’indemnisation prévue par le Code du travail, pour un salarié ayant entre 1 et 5 ans d’ancienneté, sera de :

– 90 % du salaire brut pendant les 30 premiers jours ;
– puis 2/3 pendant les 30 jours suivants.

Ces durées sont augmentées de 10 jours par période de 5 ans d’ancienneté, sans pouvoir dépasser 90 jours chacune (ce qui suppose une présence continue dans l’entreprise de 31 ans).

Pour calculer la durée de l’indemnisation, il convient de prendre en compte toutes les périodes indemnisées, au titre de n’importe quel motif médical, pendant les 12 mois civils précédents chaque période d’arrêt.

Il faut impérativement appliquer un délai de carence de 7 jours calendaires avant de maintenir le salaire, sauf en cas de maladie ou d’accident d’origine professionnelle.

Sont exclus de ces mesures :

– les travailleurs à domicile ;
– les travailleurs saisonniers ;
– les intermittents ;
– les intérimaires.

Dans ce cadre légal on parle d’indemnités complémentaires sans chercher à maintenir un salaire.

  • L’employeur dépend d’une convention collective

Lorsque l’entreprise dépend d’un accord de branche ou d’une convention collective, ce sont ceux-ci qui définissent le cadre règlementaire qui la plupart du temps conduit vers un maintien partiel ou total du salaire. Le nombre d’accords et de conventions étant très important il n’existe en la matière aucune règle fixe. Voici un exemple tel qu’on peut le rencontrer dans une convention collective :

Cas

Règle

Maladie

A partir de 6 mois d’ancienneté, maintien intégral du salaire mensuel net sous déduction des indemnités journalières de Sécurité sociale et prévoyance.

Réouverture des droits après reprise d’activité d’au moins 6 mois.

Les périodes de maladie sont assimilées à du travail effectif pour le calcul des congés payés dans la limite de 90 jours consécutifs ou non.

Accident du travail

Sans condition d’ancienneté, maintien du salaire mensuel net sous déduction des indemnités journalières de Sécurité sociale.

Maternité

Sans condition d’ancienneté, pendant le congé maternité ou d’adoption, maintien du salaire net intégral, sous déduction des indemnités journalières de Sécurité sociale, pendant la durée du congé légal.

Après le congé maternité ou d’adoption, sous réserve d’en formuler la demande 5 semaines avant l’expiration du congé légal, congé supplémentaire possible, pour les salariés ayant 1 an de présence, de 1,5 mois rémunéré à 100% ou de 3 mois rémunérés à 50% (ouvrant droit à congés payés rémunérés à 50%).

Paternité

Après 1 an d’ancienneté, maintien du salaire net intégral, sous déduction des indemnités journalières de Sécurité sociale, pendant la durée du congé légal de paternité.

A propos du régime de prévoyance…

Le cadre légal n’impose un régime de prévoyance que pour la population cadre et pour couvrir des prestations relatives au décès du salarié. Aucune obligation n’existe concernant la présence d’un régime d’indemnités complémentaires en cas de maladie ou d’AT/MP. Par contre le cadre conventionnel l’impose assez régulièrement. Il convient donc de rajouter aux règles de maintien de base celles imposées par le régime de prévoyance en cas de maladie. Voici un exemple de règle associé à une prestation d’indemnités maladie complémentaires :

« En cas d’incapacité temporaire (maladie, accident du travail ou maladie professionnelle), pour les salariés ayant au moins 3 ans d’ancienneté et à compter du 181ème jour d’arrêt continu et total (91ème pour les cadres), versement d’une indemnité journalière égale à 80% du salaire brut (dans la limite de la tranche A pour les cadres), sous déduction des prestations brutes de sécurité sociale. »

Comme on le voit, la prévoyance vient compliquer la notion de maintien de salaire net puisque les indemnités ici sont calculées par rapport à des données brutes. Nous reviendrons dans notre exemple final, sur cette règle.

Pour plus de détails sur les régimes de prévoyance, nous vous renvoyons vers la fiche pratique située dans : Partie 2 : Gestion de la paie ›› Généralités sur la technique de paie ›› Comprendre les régimes de prévoyance.

Pour conclure sur le maintien de salaire il convient toujours de déterminer le montant du salaire à maintenir en déduisant des calculs le montant des indemnités de sécurité sociales nettes et de prévoyance brutes et/ou nettes afin que le maintien ne permette pas au salarié de percevoir plus ou moins que ce qu’il aurait touché en n’étant pas malade. Ceci nous conduira inévitablement à réajuster les charges sociales afin de pouvoir retomber au centime près sur le montant net à lui verser.

  • La subrogation

La subrogation est avant tout un mode de gestion mis en place par l’entreprise. Elle consiste à percevoir en lieu et place du salarié, les indemnités journalières de sécurité sociale et de prévoyance afin de le lui reverser. L’employeur peut très bien décider ou non de subroger. Aucune règle ne lui est imposée dans le cadre légal et les obligations conventionnelles. C’est lui qui décide ou non de pratiquer la subrogation et qui en fixe les règles via un accord d’entreprise. Il garde le droit d’arrêter la subrogation au même titre que la négociation de n’importe qu’elle accord d’entreprise.

Toutefois pour que le mécanisme de subrogation garde tout son sens, 2 conditions sont nécessaires pour sa mise en œuvre :

– il doit y avoir un maintien du salaire intégral ou partiel pendant la durée de l’arrêt de travail ou du congé.
– la part du salaire maintenu doit être d’un montant au moins égal à celui des indemnités journalières dues au salarié par la CPAM.

Dans l’hypothèse d’un maintien de salaire sans subrogation, le salarié percevra, de la part de la CPAM, les indemnités journalières de Sécurité sociale auxquelles il a droit et de la part de l’organisme de prévoyance (selon les termes du contrat signé entre l’entreprise et l’organisme de prévoyance), le complément d’indemnités.

A cela s’ajoutera le complément de salaire versé par son employeur dans le cadre du maintien de salaire.

A l’inverse, dans l’hypothèse d’une subrogation de l’employeur dans les droits aux indemnités journalières du salarié, le salarié recevra un seul virement de la part de son employeur à hauteur du montant prévu pour le maintien de salaire (incluant donc le montant des Indemnités de Sécurité sociale et de prévoyance).

La CPAM versera les indemnités journalières auxquelles le salarié a droit dans le cadre de son arrêt de travail à son employeur, et non plus au salarié.

Si le salaire maintenu est inférieur aux indemnités journalières (par exemple, le salarié ayant perçu des primes certains mois au cours de la période de référence, la moyenne des salaires servant au calcul des indemnités journalières est plus élevée que le salaire mensuel), l’employeur doit alors restituer au salarié la différence.

2 – Incidence du maintien de salaire sur le bulletin de paie

  • Pas de maintien de salaire et pas de subrogation

Voici la structure type du bulletin de salaire lorsque le salarié ne voit pas son salaire maintenu et lorsque l’employeur ne pratique pas la subrogation.

Dans cette situation, nous supposons que le salarié n’a aucun droit ouvert pour des indemnités complémentaires de prévoyance et qu’il perçoit directement les indemnités journalières de Sécurité sociale.

 

Salaire brut habituel

Absence maladie

=

Salaire brut soumis à cotisations

Cotisation salariales

=

Salaire net

  • Maintien de salaire net traditionnel sans subrogation

Voici la structure type du bulletin de salaire lorsque le salarié se voit maintenir son salaire à x% (x étant défini par le cadre légal ou conventionnel) mais lorsque l’employeur ne pratique pas la subrogation.

Dans cette situation, nous supposons que le salarié n’a aucun droit ouvert pour des indemnités complémentaires de prévoyance et qu’il perçoit directement les indemnités journalières de Sécurité sociale. Ce qui signifie que le maintien est intégralement pris en charge par l’employeur aux conditions légales ou conventionnelles.

 

Salaire brut habituel

Absence maladie

+

Maintien de salaire à x%

Ajustement de charge pour la garantie du net à payer sous déduction des IJSS nettes

=

Salaire brut soumis à cotisations

Cotisation salariales

=

Salaire net

Attention dans cette situation la somme Salaire net + IJSS nettes perçues par le salarié ne peut pas dépasser le salaire net que le salarié aurait perçu s’il n’avait pas été malade.

Ici c’est l’ajustement de charge qui permet de garantir le net. Nous verrons au cours d’un exemple final comment le calculer.

  • Maintien de salaire net traditionnel avec subrogation

Dans cette situation, l’employeur maintien le salaire à x% tel que le prévoit le cadre légal ou conventionnel et pratique la subrogation des indemnités.

Dans cette situation, nous supposons que le salarié n’a aucun droit ouvert pour des indemnités complémentaires de prévoyance et qu’il perçoit directement les indemnités journalières de Sécurité sociale. Ce qui signifie que le maintien est intégralement prit en charge par l’employeur aux conditions légales ou conventionnelles.

 

Salaire brut habituel

Absence maladie

IJSS brutes maladie

+

Maintien de salaire à x%

Ajustement de charge pour la garantie du net sous déduction des IJSS nettes

=

Salaire brut soumis à cotisations

Cotisation salariales

=

Salaire net résiduel

+

IJSS nettes maladie

=

Salaire net

Aujourd’hui la plupart des logiciels de paie disposent d’une fonction de calcul à l’envers permettant d’obtenir le montant la rubrique d’ajustement de charge pour garantir le net à payer.

En l’absence de logiciel, voici une méthode manuelle, mais nous vous recommandons fortement d’utiliser le solveur de Microsoft Excel qui fera le calcul automatiquement pour vous.

1/ Formule de calcul du salaire brut résiduel et de la garantie du net lorsque le salaire résiduel est supérieur au plafond SS

Salaire brut résiduel = [salaire net habituel + plafond SS x (taux de cotisations sur la tranche A – taux de cotisation sur la tranche B) – IJSS nettes]/(1 – taux de cotisations sur la tranche B)

 

2/ Formule de calcul du salaire brut résiduel et de la garantie du net lorsque le salaire résiduel est inférieur au plafond SS

Salaire brut résiduel  = (salaire net habituel – IJSS nettes)/(1 – taux de cotisations sur la tranche A)

Exemple :

Pour un salaire de 3.500 euros bruts, le salarié touche, lorsqu’il est en activité, 2.760,17 euros nets.

Lorsqu’il est en arrêt maladie, il perçoit 1000 euros d’indemnités journalières nettes, soit 1.000/(1 – 0,067) = 1.071,81 € bruts.

Salaire brut résiduel pour qu’il touche le même salaire avec un taux de cotisation de 21,66 % sur la tranche A et 19,91 % sur la tranche B :

(2.760,17 – 1.000)/(1– 21,66) = (2.760,17 – 1.000)/0,7834 = 2.246,83 €.

La garantie du net sera égale :

Salaire brut – IJSS brutes –salaire brut résiduel, soit 3.500 – 1.071,81 – 2.246,83= 181,36 €.

Rappel : les indemnités journalières de sécurité sociale ne sont pas soumises à charges sociales. Elles ne sont soumises qu’au prélèvement CSG/CRDS pour 6,70%. Ce montant est directement reversé par la Sécurité sociale car l’employeur se voit payé un montant d’indemnités nettes dans le cadre de la subrogation.

3 – Exemple de synthèse

  • Données du problème

Un salarié employé à plein temps sur une durée collective de 151,67 heures dispose d’une ancienneté de 4 ans et perçoit un salaire de base de 1600 euros bruts. Ce dernier est absent pour raison maladie du 9 au 15 mars 2015.

Il travail habituellement du lundi au vendredi 7 heures par jour.

L’entreprise dépend d’une convention collective qui définit les conditions de prise en charge de la maladie selon les règles suivantes :

A partir de 6 mois d’ancienneté, maintien intégral du salaire mensuel net sous déduction des indemnités journalières de Sécurité sociale et prévoyance. Pas de prise en charge de la carence Sécurité sociale par l’employeur.

Le contrat de prévoyance souscrit par l’entreprise et selon les recommandations de la convention collective, prévoit la règle suivante :

En cas d’incapacité temporaire (maladie, d’AT ou de MP), pour les salariés ayant au moins 3 ans d’ancienneté et dès le 1er jour d’arrêt, versement d’une indemnité journalière égale à 80% du salaire brut (dans la limite de la tranche A pour les cadres), sous déduction des prestations brutes de sécurité sociale. Ces indemnités sont soumises pour leur intégralité à charges sociales.

L’employeur pratique la subrogation pour tous les salariés ayant 1 an d’ancienneté dans l’entreprise.

Notre salarié a perçu au cours des 3 mois précédant la maladie une rémunération brute de 5550 euros.

  • Solution : Comment son bulletin de mars se présentera-t-il ?

– Etape N°1 : Détermination de l’absence maladie

Nombre d’heures d’absence maladie : 5 x 7 = 35 heures

Nombre d’heures réelles sur le mois : (4 x 35) + (2 x 7) = 154 heures

Valorisation de l’absence globale (méthode des heures réelles) : 1600 / 154 x 35 = 363,64 €

Valorisation de la carence Sécurité sociale : 1600 / 154 x 21 = 218,18 €

Nombre de jours d’absence maladie : 7 jours

– Etape N°2 : Détermination des IJSS brutes et nettes

Gain journalier brut : 5550 / 91,25 = 60,82 €

IJSS brute : 60,82 x 50% = 30,41 €

Montant des IJSS brutes = 4 x 30,41 = 121,64 € (attention 3 jours de carence Sécurité sociale)

IJSS nette = 30,41 x 0,933 = 28,37 €

Montant des IJSS nettes = 28,37 x 4 = 113,48 € (attention 3 jours de carence Sécurité sociale)

– Etape N°3 : Détermination des IJ prévoyance brutes et nettes

Salaire brut habituel : 1600,00 €

Perte de salaire (Absence – IJSS brutes) : 363,64 – 121,64 = 242,00 €

Indemnités de prévoyance brute = 242,00 x 80% = 193,60 €

Les 20% restant sont donc à la charge de l’employeur puisque la convention collective prévoit que le salaire doit être intégralement maintenu.

– Etape N°4 : Détermination du maintien de salaire brut employeur

Maintien de salaire employeur à 100% = 363,64 €

Maintien sous déduction des IJ prévoyance brutes = 363,64 – 193,60 = 170,04 €

Note : dans notre exemple, la carence est prise en charge par le régime de prévoyance puisqu’elle garantit 100% du brut dès le 1er jour d’absence.

– Etape N°5 : Détermination du salaire net à garantir au salarié

Voici le bulletin du salarié tel qu’il se serait présenté en mars s’il n’avait pas été absent :

Rubriques Nombre/base Taux Gain
Salaire de base 151,67 10,55 1600,00 €
Total brut     1600,00 €
Maladie, invalidité, décès 1600,00€ 0,75% 12,00 €
Vieillesse déplafonnée 1600,00€ 0,30% 4,80 €
Vieillesse plafonnée 1600,00€ 6,85% 109,60 €
Assurance Chômage 1600,00€ 2,40% 38,40 €
Arrco T1 1600,00€ 3,10% 49,60 €
AGFF T1 1600,00€ 0,80% 12,80 €
Prévoyance T1 1600,00€ 0,90% 14,40 €
CSG/CRDS déductible sur salaire 1572,00 € 5,10% 80,17 €
CSG/CRDS déductible sur prévoyance 14,40 € 5,10% 0,73 €
CSG/CRDS non déductible sur salaire 1572,00 € 2,90% 45,59 €
CSG/CRDS non déductible sur prévoyance 14,40 € 2,90% 0,42 €
Total charges salariales     368,51 €
Net à maintenir     1231,49 €

Nous devons donc garantir 1231,49 € au salarié puisque nous assurons un maintien à 100% et que le régime de prévoyance assure le complément dès le premier jour d’absence

– Etape N°6 : Détermination de l’ajustement de charge

Aujourd’hui la plupart des logiciels de paie disposent d’une fonction de calcul à l’envers permettant d’obtenir le montant la rubrique d’ajustement de charge pour garantir le net à payer.

En l’absence de logiciel, nous utiliserons le solveur de Microsoft Excel. Nous lui indiquons que nous cherchons une valeur cible de 1231,49 € et cherchons à obtenir en résultat la valeur de l’ajustement.

Le solveur nous donne instantanément la valeur d’une retenue de 25,80 € pour ajuster le brut à 1452,56 € afin de garantir un net à payer de 1231,49 €.

– Etape N°7 : Bulletin de salaire final du mois mars

Rubriques Nombre/base Taux Gain Retenue
Salaire de base 151,67 10,55 1600,00€  
Absence maladie (dont 218,18 € pour 3j de carence) 35 10,39   363,64€
IJSS brutes estimées 4 30,41   121,64€
Ajustement de charges                25,80€
IJ brutes prévoyance 5 38,72  193,60€  
Maintien de salaire employeur 100% 35 4,86     170,04€  
Total brut      1452,56€  
Maladie, invalidité, décès              1452,56 € 0,75%          10,89€  
Vieillesse déplafonnée 1452,56 € 0,30% 4,36€  
Vieillesse plafonnée 1452,56 € 6,85% 99,50€  
Assurance Chômage 1452,56 € 2,40% 34,86€  
Arrco T1 1452,56 € 3,10% 45,03€  
AGFF T1 1452,56 € 0,80% 11,62€  
Prévoyance T1 1452,56 € 0,90% 13,07€  
CSG/CRDS déductible sur salaire 1427,14€ 5,10% 72,78€  
CSG/CRDS déductible sur prévoyance 13,07 € 5,10% 0,67€  
CSG/CRDS non déductible sur salaire 1427,14€ 2,90% 41,39€  
CSG/CRDS non déductible sur prévoyance 13,07 € 2,90% 0,38€  
Total charges salariales     334,55 €  
Net résiduel     1118,01€  
ISJJ nettes estimées 4 28,37 113,48€  
Net à payer     1231,49€  

4 – Que dit la Jurisprudence ?

Conformément à la position de la Cour de cassation de décembre 2004 (cass. Soc. 15 décembre 2004, n° 03-13074, BC V n° 340), l’employeur peut laisser à la charge du salarié la CSG et la CRDS due sur les IJSS, en l’absence d’usage ou de dispositions conventionnelles contraires.

On parle alors de maintien du salaire net « Strict » et non « traditionnel ».

Dans ce cas de figure le montant du net à garantir est obtenu en retirant les IJSS brutes et non plus les IJSS nettes. A ce moment-là, la part CSG/CRDS sur les IJSS reste à la charge du salarié puisque sont net à garantir est inférieur.