Provisions des congés payés et RTT

Les congés payés et les RTT sont des droits acquis par les salariés au sein de leur entreprise. Ces droits constituant une charge financière pour l’entreprise, elle a pour obligation de les intégrer en comptabilité pour fournir une image fidèle du résultat de l’exercice, de sa situation financière et de son patrimoine lors de la clôture de l’exercice.

de détail...
C’est le principe comptable de sincérité. Le non-respect ce principe peut exposer l’entreprise à des sanctions pénales dans le cas où la provision fausse réellement l’image de son patrimoine. Cette provision est déductible du résultat fiscal de l’année comptabilisée, il n’y aura donc pas de retraitement à faire et le résultat de l’entreprise sera diminué.

Exception : Les entreprises qui cotisent à une caisse des congés payés n’ont pas de provision à faire. Cependant, si seulement certains salariés sont concernés par la caisse des congés payés, il faudra faire une provision uniquement pour les autre.

1. Méthodes et calculs

L’objectif de la provision est de comptabiliser la meilleure estimation possible du coût des congés payés acquis. Le calcul de la provision pour congés payés est donc exactement le même que pour l’indemnité de congé payé (voir fiches pratiques), à savoir deux méthodes :

  • La méthode du 1/10ème : simple et rapide à effectuer mais aussi la moins proche de la réalité.
  • Le maintien de salaire : résultat très proche de la réalité mais plus difficile à mettre en œuvre.

La première méthode est idéale dans les petites structures avec peu de personnel et/ou une gestion sociale peu complexe. Dans les autres cas, mieux vaut privilégier la méthode du maintien.

Attention : S’il reste du N-1, pensez à l’inclure également dans le calcul !

Concernant le type de jours à prendre en compte, la loi préconise l’utilisation des jours ouvrables mais le calcul en jour ouvré est également possible. Afin de simplifier le processus de calcul, il faudra harmoniser l’acquisition et la provision, à savoir tout en ouvrable ou tout en ouvré, toujours dans le souci d’offrir une image la plus sincère.

Pour le calcul des charges sociales il faut tout d’abord connaitre le taux de charges patronales de votre masse salariale :

(Ensemble des cotisations patronales / Salaires bruts) * 100

Une fois ceci fait, il vous suffit simplement de multiplier le pourcentage précédent avec le montant brut calculé pour les congés payés acquis.

Remarque : Le processus de calcul pour la provision des RTT est exactement le même !

A ce jour, la très grande majorité des logiciels de paie calculent directement cette provision. Il est cependant toujours nécessaire de vérifier les données avant de les transmettre en comptabilité, une erreur de paramétrage peut changer la donne.

2. Comptabilisation

a) Provision pour congés payés

Compte Libellé Débit Crédit
641 2XX Congés payés X  
428 2XX Dettes provisionnées pour congés payés   X
Compte Libellé Débit Crédit
645 XXX Congés payés X  
438 2XX Charges sociales sur congés payés   X

Pour ceux qui sont assujettis sur les rémunérations (par exemple la taxe sur les salaires), il faudra également provisionner les charges fiscales :

Compte Libellé Débit Crédit
63X XXX Congés payés X  
448 2XX Charges fiscales sur congés payés   X

 

b) Provision pour RTT

Le processus étant le même du début à la fin, les écritures sont donc aussi les mêmes. Cependant, pour plus de lisibilité, il est préférable d’utiliser des sous-comptes différents pour bien différencier les CP et les RTT.

Lors de l’ouverture de l’exercice, il faudra simplement contrepasser (ou extourner) les écritures.

En effet, cette charge ne concernant que l’année en cours, appelée N, et devenant automatiquement sans objet (prise/paiement des congés), il faudra reprendre la provision.

Attention :  Certaines entreprises effectuent des arrêtés (ou situations) mensuel(le)s. A ce titre, il faudra provisionner les congés payés et RTT au mois. La méthode du 1/10ème peut être utilisée à partir du moment où en fin d’année il y a un ajustement car ces situations sont purement internes à la structure. Le compte 428 et 438 seront remplacés par des comptes 488 pour les mensualisations.

 

Cas pratique :

Au 31/12/N, une entreprise de 3 salariés, payés 2.000€/mois, a une dette de 52.50 jours de congés pour la période en cours (2,5 jours * 7 mois * 3 salariés). Il y a en moyenne 40% de charges patronales et la structure n’est pas assujettie sur les rémunérations.

Méthode du 1/10ème :

Masse salariale : 2.000€ * 7 mois * 3 salariés = 42.000€

Provision : 42.000€ / 10 = 4.200€

Charges sur provisions : 4.200 * 0.40 = 1.680€

 

Méthode du maintien :

Masse salariale : 42.000€

Provision : 3 * (2.000 / 26 * 17.50) = 4.038€

Charges sur provisions : 4.038 * 0.40 = 1.615€

 

Méthode appliquée : Le dixième

Compte Libellé Débit Crédit
641 2XX Congés payés 4 200  
428 2XX Dettes provisionnées pour congés payés   4 200
Compte Libellé Débit Crédit
645 XXX Congés payés 1 680  
438 2XX Charges sociales sur congés payés   1 680

Auteur : Cyril A.